おはようございます。（株）SSCの仲光です。

 

いつも膨大なタスクを抱えており、時間に追われている。いつかやらなくてはと思っていても重要な仕事をつい後回しにしてしまい、〆切ギリギリで取り組んで冷や汗をかく――－。

多忙な経営者の皆様は、このような悩みをお持ちではないでしょうか？

今回はタスク管理のコツについてお話ししたいと思います。

 

タスク管理の鉄則は「壺に大きな石から入れていく」とうことです。壺とは使える時間の総量のこと。大きな石とは重要な仕事のことを例えており、まず重要な仕事に取り組む時間を確保してしまってから、その他の仕事を隙間に入れ込んでいくというものです。

壺を小さな石や砂で満たしてしまうと、大きな石が入る隙間がなくなってしまいますよね。スケジュールを組むときも同じ。つい取り組みやすい軽い仕事からスケジュールに入れてしまいがちですが、重要な仕事をまずスケジューリングしましょう。

 

重要な仕事にも２種類あります。

１つ目は「締切がある」仕事。２つ目は「特に締切が決まっていない」な仕事です。

 

「締切がある」重要な仕事に取り組むときに私がお勧めしているのが「計画的なつまみ食い」です。このような仕事は取り組むのにエネルギーがいるので、つい先延ばしにしがちですが、ぎりぎりまで放置して直前に慌ててやるよりも、

「今日は30分だけやってみよう」

「まずは仕事の全体像だけ確認しよう」

というように、ちょこちょこ取り組むのが断然おススメです。これは脳科学の「カラーバス効果」を活用した方法で、仕事に対して少しでも取り組むことで脳にアンテナが立ち、テレビや新聞などの情報の中から、脳が必要な情報を勝手に集めてくれる効果が期待できますし、入浴時などにふと良いアイデアが下りてくることも。

普通に取り組むとトータルで10時間かかる仕事が、「計画的なつまみ食い」方式で取り組むと８時間や７時間くらいで終わってしまうことが、往々にしてあります。

 

「特に締切が決まっていない」重要な仕事は、営業の仕組み作り、マニュアル作り、人材育成のための社員研修など、「やらなくてもとりあえず回るけど、いずれやったほうが会社がより良くなること」です。将来の種まきのためにも重要な仕事ですので、計画的に進めていきたいものです。

ですが「時間が空いたらやろう」という考えでは、いつまでたっても着手しません。

やるべきことを将来のスケジュールに入れ込み、「この日のこの時間にやる！」と自分自身に約束をしてください！

そしてその時間は、よっぽどのことがない限り他の予定を入れず、大切な予定として死守してくださいね。

 

今回は、タスク管理の２つのポイント「壺に大きな石から入れていく」、「計画的なつまみ食い」についてお話ししました。ぜひやってみてください。