こんにちは、仲光です。
皆さんが会議をするとき、このようなお悩みはありませんか？
「場がしーんと静まり返ってしまう」
「活発に意見が出ない」
「偏った人しか発言してくれない」
今回は、会議で意見が活発に出て、クリエイティブなアイデアにたどり着くために、日頃から私がファシリテーターとして心がけているポイントをお伝えしたいと思います。

事前にルールを確認しておく

みんなから広く意見を募りたい会議では、あらかじめ場のルールを確認しておきます。

【場のルールの例】

・この会議は安心安全な場であること
・発言に正解や不正解はないので、思ったことは何でも言って大丈夫だということ
・誰かが発言しているときは、相手の方を向いて笑顔で頷きながら聴くということ

このようなルールを全員で確認しておけば、安心して意見を出してくれるようになります。

発言する前に個人ワークの時間をとる

急に意見を言えと言われても、人は戸惑ってしまうものです。そこで、１分でも２分でもいいので、考えを紙に書く個人ワークの時間をとるようにしています。ほんの数分の個人ワークですが、これをやっておくとこの後の意見出しが格段にスムーズになります。

意見を出しあうときは発散に集中すること

アイデアを出す時はアイデアの発散に集中するようにします。例えば「１０分間は意見出しの時間にする」と時間を決めたら、その間は一切評価や判断を加えないようにします。
ここで「その意見は実現性が低いなぁ」といった発言をすれば、そこでアイデアがストップしてしまいますし、逆に「そのアイデアはぜひやってみたいね」といったプラスの発言も一種の評価です。
意見やアイデアを出す時は、ホワイトボードに直接書いたり、ふせんに書いたものを貼ったりして、議論のプロセスを可視化するのがおすすめです。

発散したら収束させること

一通り意見を発散したら、その次は収束の作業です。意見をグループに分けたり、共通するキーワードを抽出したりしてまとめていきます。例えば経営理念を作るような会議では、ラフな文章案を仮に作ってみて、みんなに意見を聴きながらまとめます。ファシリテーターはここまでの議論の内容をしっかり理解しておくことが大切です。

ファシリテーションで会議を活性化しよう

先日は、ある一般社団法人の経営理念づくりのファシリテーションを行いました。普段は会社の経営に携わることがなく、会議をすることに慣れていないクライアントさんでしたが、上述のようなポイントをフル活用したところ、皆さん活発に意見を出しながら、経営理念の骨子を作り上げることができました。

会議を適切にファシリテートすれば、みんなの意見やアイデアがどんどん積み上がり、まるで「積み石」のように思った以上に高いところまで行けるのがメリットです。今回ご紹介したポイントを、皆さんもぜひお試しくださいね。

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